¿Qué es y cómo se hace una factura proforma?

Las empresas utilizan distintos tipos de documentos mercantiles a la hora de realizar transacciones o para cerrar negocios

Factura, presupuesto, albarán, ticket o factura proforma forman parte del proceso de facturación, si bien cada documento tiene una función diferente.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento informativo emitido por el vendedor para que el comprador tenga toda la información de una operación comercial.

Por su parecido, ya que son casi idénticas, se puede confundir con una factura normal, si bien, hay que tener claro que la factura proforma no tiene ninguna validez ante Hacienda.

Al ser muy parecidas a las facturas, es imprescindible que se incluya en el encabezado la expresión “proforma”, de manera que se puedan evitar confusiones.

Para qué se usa una factura proforma

Las facturas proforma también se suelen confundir con presupuestos, si bien son más formales. Su uso está muy extendido, ya que presentan todas las condiciones de una oferta comercial a un cliente.

El uso principal se realiza en el comercio internacional, donde se requiere de la identificación del exportador y del importador, así como una descripción completa de la mercancía y su precio.

Igualmente, puede ser utilizada cuando se envía una mercancía, pero esta todavía no ha sido recepcionada, de forma que se pueda acreditar el valor de la misma.

Cómo hacer una factura proforma

En la factura proforma, para hacerla correctamente, deberías incluir los siguientes datos:

  • La palabra proforma, tal y como hemos comentado, para distinguirla fácilmente de las facturas ordinarias de la empresa.
  • La fecha de emisión de la factura proforma.
  • Los datos de cliente y proveedor. Deben aparecer los datos fiscales de ambas empresas. Se pondrá, el nombre de la empresa y CIF, si se trata de una entidad jurídica. O el nombre y apellidos y DNI, en el caso de autónomos. Todo esto acompañado del domicilio fiscal.
  • Los productos o servicios que forman parte de la operación comercial. Se debe dar una  descripción detallada incluyendo un desglose de unidades y precios unitarios.
  • Importe total que represente la base imponible de la factura
  • Impuestos a aplicar en la factura, donde se desglose los tipos impositivos a aplicar de IVA, IGIC o IRPF.
  • Las condiciones de pago. Se expresarán los plazos en los que se debe pagar, así como los porcentajes a abonar en dichos plazos.
  • Todo tipo de términos y condiciones legales que comprometen a ambas partes.

Como verás, no se ha incluido un campo con la numeración o la serie del documento. El número puede ser bueno incluirlo para controlar las distintas facturas proforma que hemos emitido. Pero, debes saber que no es obligatorio, ya que, este documento no tendrá validez fiscal o para tu contabilidad.

Debes tener en cuenta, que si prestas atención a que la factura proforma esté hecha correctamente, será muy fácil, cuando se realice la venta, transformarla en una factura.

Tanto para la emisión de las facturas proforma, como para su transformación en la factura, lo mejor es contar con un software de facturación. Con él puedes simplificar todo el proceso de venta.

Imagen: Unsplash.com/@towfiqu999999

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