¿Necesita tu empresa un CRM? 4 señales para averiguarlo

Un CRM es una herramienta muy poderosa o una enorme distracción para tu empresa (y potencial fuente de conflicto). ¿Cuál de las dos es la tuya? ¿Necesita tu empresa un CRM o no? La respuesta fácil y sencilla sería: sí.

En un artículo anterior te explicamos qué es un CRM y sus ventajas, que son las que hacen que tenga potencial casi para cualquier empresa. Sin embargo, de ahí a que sea una herramienta necesaria hay un mundo.

¿Cómo saber si necesitas un CRM?

Toda empresa tiene una forma específica de vender y de gestionar a sus clientes. Son cosas como el argumentario de la primera reunión, si haces una demo del producto, ofrecer o no un presupuesto en la primera cita, cuánto tardas en enviarlo, si solicitas confirmación…

Las empresas que tienen claro este proceso y lo ejecutan a la perfección pueden aprovechar un CRM de forma diferente a quienes no lo tienen. Y es que un CRM te ayuda a tener un mayor control sobre el proceso de venta y atención al cliente, así todos los pasos que hay que dar.

Por ejemplo, evita que se queden sin enviar presupuestos, porque registra el primer contacto con el cliente y te avisa si pasan los días marcados sin llevar a cabo la siguiente acción (sea enviar el presupuesto o simplemente escribirle un email).

Por poder, puedes incluso automatizar algunos de estos procesos, como el envío de recordatorios de reuniones o emails de seguimiento.

También te da una visión de conjunto sobre lo que está haciendo todo el equipo. Así, puedes delegar tareas según el perfil de tus empleados y saber en todo momento qué clientes tiene cada uno, sus pedidos o en qué parte del proceso de contratación está.

En definitiva, te ayuda a tener una visión más completa y real de cómo trabaja tu empresa para mejorar a partir de ahí. Y por supuesto, si ni siquiera tienes claro cuál es el flujo de trabajo, con un CRM podrás crearlo. Por eso mismo la respuesta a si tu empresa necesita un CRM o si podría aprovecharlo, casi siempre será positiva.

4 señales de que un CRM puede cambiar tu negocio

Una cosa es que un CRM sea útil y otra diferente es que sea imprescindible o que pueda darle un giro a tu negocio. ¿Necesitas un CRM de verdad? Estas son 4 señales de alarma que dicen que sí.

  • Te cuesta encontrar los datos de tus clientes. Puede que no pase nada si son uno o dos, pero si empieza a ser algo crónico es que tu información no está ni bien organizada ni centralizada. Y esto es más habitual de lo que piensas. Un CRM te permitirá tener todo en un mismo sitio y muy accesible. Puedes incluso indicar el grado de acceso que tendrá cada persona dentro de la empresa.
  • No dispones de informes o son difíciles de crear. Toda empresa necesita saber cuánto vende, a quién y cuándo o qué acciones de marketing ha llevado a cabo, el estado de los pedidos… Crear esos informes de forma manual es una opción, pero quizás no la óptima en equipos de ventas de varias personas. Por un lado, es posible que se pierda información y por otra, pueden no ser fáciles de compartir.
  • Apenas hay comunicación entre departamentos. “No era mi responsabilidad”, “yo ya se lo pasé al almacén”… Si las excusas se acumulan ante cualquier contratiempo, es que falta comunicación y colaboración entre departamentos. Una de las razones puede ser que la información no está centralizada. Es decir, que cada uno trabaja por su cuenta. Un CRM soluciona ese problema de golpe.
  • Se acumulan las quejas de los clientes. Llamadas que no se hacen, envíos que no salen a tiempo, facturas sin enviar, fallos en las entregas… En pocas palabras, clientes descontentos y un servicio de atención al cliente colapsado. Un CRM puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente y a automatizar la parte más básica de la operativa para que siempre se sientan atendidos.

Por último, si sientes que estás dejando escapar oportunidades de compra y crecimiento por una falta de visión de tus objetivos o de dónde estás, es fácil que un CRM te pueda ayudar a ganar claridad.

Una de las ventajas de estos sistemas es que organizarán los datos de tu empresa y de tu base de clientes, permitiéndote tener una visión más real de dónde estás y a donde puedes ir, incluidos los forecast de ventas.

Imagen: Unsplash/Štefan Štefančík

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