Los 6 errores que comenten los autónomos a la hora de archivar sus facturas

Archivar las facturas de tu negocio de forma adecuada te ayudará a evitar problemas con Hacienda en caso de una inspección y a ser más ágil en el seguimiento de tu actividad.

Como autónomo, estás obligado a guardar la documentación de negocio y llevar los libros de registro contables de acuerdo a la normativa de la modalidad en la que te hayas dado de alta como autónomo. No hacerlo puede ser un problema si la Agencia Tributaria llama a tu puerta para una inspección.

Eso sí, existe una enorme diferencia entre guardar las facturas bien y hacerlo mal. Estos son los errores que debes evitar al archivar tus facturas

No guardar todas las facturas todo el tiempo necesario

Este es el error más grave. Aunque puede parecer de Perogrullo, todavía hay autónomos que no guardan todas las facturas de los gastos que pretenden deducir. El fallo más grave es directamente desestimarlas durante el ejercicio en curso.

Sin embargo, lo más habitual es no archivar las facturas todo el tiempo necesario. La Agencia Tributara dispone de cuatro años para revisar cualquier declaración de la renta, así que ese es el plazo mínimo que habría que guardar las facturas.

La excepción la marcan los activos que se amortizan en periodos de tiempo más amplio. Esas facturas habrá que conservarlas hasta que finalice su amortización fiscal.

Guardarlo todo, incluso lo que no son facturas

En el lado contrario están quienes, por exceso de celo, guardan todos los documentos, sean o no facturas. Tan malo es uno como lo otro. En este caso, guardar todo complicará la gestión del archivo contable y puede inducirte a cometer errores en el IVA, IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Contar con facturas en papel y digitales

Desde la Agencia Tributaria explican que “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.

Esto quiere decir que como autónomo puedes digitalizar las facturas que emitas para conservarlas. Un error en este punto es diferenciar digitalizar con hacer una foto del recibo. En este sentido, la AEAT precisa que las facturas recibidas se deben conservar “en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden”.

Para la operación contraria habrá que hacerlo de acuerdo con el artículo 8.

No pensar en cómo vas a buscar tus facturas

Una cosa es archivar todas tus facturas y otra diferente es archivarlas bien para que puedas encontrarlas de forma rápida cuando la necesites. Al organizar tu archivo piensa en la fórmula que vas a usar para buscar estas facturas y ordénalo en base a ella.

No diferenciar entre facturas remitidas y emitidas

Este error al archivar las facturas como autónomo es consecuencia del anterior. Una de las primeras distinciones que debes ser capaz de hacer es entre las facturas que emites y las que recibes. Si todas están en el mismo sitio te costará mucho más encontrar la que buscas, sobre todo si están en formato papel.

No diferenciar entre facturas pagadas e impagadas

Por último, es importante diferenciar entre las facturas que ya has cobrado o pagado y las que no. Esto es clave para tu contabilidad y la gestión de la tesorería. Si, como la mayoría de autónomos, tienes clientes que pagan a varios meses vista, es la forma de estar atento a los pagos y de no olvidar los tuyos.

¿Cómo puedes evitar estos errores al archivar facturas? Empieza por disponer de un buen programa de contabilidad que te ayude a gestionar tu facturación.

Imagen –  Sara Kurfeß/Unsplash

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