El proceso de facturación para ‘dummies’

¿Cómo funciona el proceso de facturación de un autónomo o una empresa? Es fácil que tengas una idea aproximada de lo que pasa desde que cierras una venta hasta que el dinero llega a tu cuenta corriente. También lo es que no le des la importancia que realmente tiene.

Un proceso de facturación ágil y bien estructurado te ayudará:

  • Emitir las facturas en fecha.
  • Cobrar las facturas a tiempo.
  • Saber en qué fase del proceso se encuentra cada factura emitida y recibida.
  • Anticipar posibles impagos por parte de clientes y proveedores.

Cuándo hay que emitir facturas

El proceso de facturación empieza cuando se cierra una venta. Lo primero en este punto es saber cuándo es obligatorio emitir una factura por tus servicios. El Real Decreto 1619/2012 regula quiénes deben facturar y cuándo hacerlo.

Con carácter general, todos los autónomos profesionales y empresarios que presten un servicio o vendan un buen deben emitir factura y quedarse con una copa de la misma. Esta norma se aplica incluso a los pagos anticipados.

Con más detalle, es necesario emitir una factura:

  • Siempre que el cliente sea un empresario, profesional autónomo o empresa.
  • Cuando el cliente solicite la factura por fines tributarios, incluso siendo un particular.
  • En la exportaciones de bienes, salvo en comercios libres de impuestos.
  • En la entrega de bienes dentro de la Unión Europea.
  • Cuando el cliente sea la administración pública o una empresa.
  • En entregas de bienes de bienes de instalación o montaje antes de ponerlo a disposición en el territorio de aplicación del impuesto.
  • En las ventas a distancia y entregas de bienes bajo Impuestos Especiales.

Recuerda que como autónomo o empresa, además de expedir facturas, también necesitarás recibir las relacionadas con tus gastos. Así es como después podrás justificarlos para desgravarlos en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Esto se aplica a la mayoría de gastos, aunque existen algunas excepciones de gastos que puedes desgravar sin factura.

Los tipos de factura: cuál debes usar en cada caso

Existe más de un tipo de factura. Más allá de las facturas rectificativas, con las que enmendarás fallos en tu facturación, se puede diferenciar entre la factura simplificada y la factura ordinaria.

La factura simplificada es el antiguo ticket y cuenta con menos información que una factura ordinaria. Se puede emitir cuando su importe no exceda de los 400 euros. Lo más habitual es emitir estas facturas sólo al cliente particular final, ya que otros autónomos y empresarios necesitarás una factura ordinaria.

Esta factura ordinaria supondrá siempre el grueso de tu facturación.

Los pasos del proceso de facturación en la empresa

El tipo de factura puede marcar algunos pasos del esquema de facturación, que normalmente tendrá los siguientes pasos:

Crear la factura

El primer paso es hacer la factura a enviar. Para ello necesitarás:

  • Obtener los datos del cliente a facturar. Toda factura debe contener tus datos y los de tu cliente.
  • Determinar los productos a facturar. Esta es otra de las partes de la factura. Siempre debes indicar el producto o servicio por el que estás facturando. Cuanto más detallado y cercano sea a la realidad, mejor.
  • Establecer los descuentos y el medio de pago.
  • Indicar el plazo de pago. Existen una serie de plazos legales para pagar la una factura.

Enviar la factura al cliente

Legalmente hay un plazo para expedir una factura y enviársela al cliente.  En concreto, si el destinatario es empresario o profesional, debes realizar la factura antes del día 16 del mes siguientes al que hayas realizado la operación.

El plazo general para el envío de la factura es de un mes desde su expedición.

Cuando se trate de particulares, la expedición y envío de la factura se hará en el momento en el que se produzca la venta o se contrate el servicio.

Un buen programa de facturación puede ayudarte en el proceso encargándose de enviar automáticamente la factura una vez la hayas generado.

Confirmar la recepción de la facturación

Este paso es optativo, pero puede ser interesante la primera vez que empiezas a trabajar con un cliente.

Hacer un seguimiento hasta su pago

Si has establecido un plazo de pago, es importante hacer un seguimiento hasta que se produzca el ingreso.

Una vez recibas el dinero en la cuenta, podrás marcar la factura como pagada y registrarla en el libro de pagos.

Registrar la factura como pagada

Si todo ha ido bien, este será el último paso en el proceso de facturación. Sólo necesitas registrar la factura como pagada en tus libros de contabilidad y olvidarte de ella hasta que llegue el momento de pagar el IVA trimestral y hacer el IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Este es el proceso de facturación normal en una empresa para las facturas que emitas. En caso de que un cliente no pague o de que haya que cambiar algún dato, será necesario ajustarlo con una factura rectificativa.

¿Y si hay un impago? En ese pago tendrás que reclamar y esperar unos meses hasta poder anotar la pérdida en tu balance.

El proceso de facturación es similar con las facturas que recibas. Si has establecido un sistema de pago a un mes vista, tendrás que asegurarte que cumples con tus obligaciones. La mejor forma de hacerlo es con un software que se encargue de todo automáticamente.

¿Por qué tener un proceso de facturación depurado?

Un buen proceso de facturación te ayudará a evitar cuellos de botella de trabajo a final de mes y a asegurarte que cobras y pagas todas tus facturas.

Como autónomo, es una buena forma de asegurarse que la administración de tus facturas no consume más tiempo del necesario.

Como empresa, también puede ayudarte a sacar partido de tus flujos de caja.

Un software de facturación y contabilidad es la mejor fórmula para ajustar tu proceso de facturación.

Imagen / RonaldCandonga

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Reacciones y comentarios

1 comentario en “El proceso de facturación para ‘dummies’”

  1. Asumiremos un proceso previo: el alta del cliente, mediante el cual lo dotaremos, por ejemplo, de una tarjeta de fidelizacion que lo identifique y a la que asociaremos los datos de facturacion del mismo (direccion, cuenta bancaria, etc.). Este sera nuestro “identificador de cliente”. se encargara de validar al cliente y dar las ordenes pertinentes para que se fabrique el encargo. Con esto, dotaremos a nuestra moderna churreria de la capa de tramitacion y aprovisionamiento del servicio .

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