Diferencias entre albarán y factura

El albarán y la factura son documentos similares, pero con un uso distinto, y, sobre todo con implicaciones fiscales muy diferentes.

Presupuestos, facturas proforma, albaranes y facturas son de uso común para las empresas. Es fácil confundirlos por su parecido aspecto y contenido, por lo que debes tener cuidado y fijarte para distinguir entre ambos documentos mercantiles.

¿Que es un albarán?

Es un documento mercantil, en el que tanto el proveedor como el cliente, reconocen la prestación de un servicio o la entrega de un producto

El albarán, por un lado, al proveedor, le permite tener un documento donde el cliente reconoce que se le ha entregado la mercancía. Y, por otro, a los clientes, comprobar que la mercancía que se entrega es la misma que se había solicitado, cotejándolo con el pedido o la orden de compra.

Al final, un albarán aceptado y firmado permitirá al vendedor emitir la factura y poder exigir el pago. Y para el comprador, valdrá para poder reclamar los distintos incumplimientos en cuenta a tipos o cantidades de productos recibidos. 

¿Qué es una factura?

La factura es un documento, también mercantil, que acredita una operación de compraventa entre dos partes. Siendo un documento vinculante para hacienda.

El contenido de la factura debe reflejar los datos fiscales de ambas partes, proveedor y cliente, una numeración correlativa y fecha. Además, debe incluir los conceptos de los productos o servicios, así como los importes e impuestos que se le aplican

¿Cuáles son las diferencias entre albarán y factura?

Las principales diferencias entre albarán y factura son las siguientes:

El rol del albarán y la factura. Cada uno de los dos documentos intervienen en el proceso de facturación en distintos momentos. En primer lugar, cuando se entrega una mercancía aparece el albarán, para cotejar los productos y acreditar la entrega. A continuación, entra en escena la factura, que ya puede ser emitida al finalizar la entrega y inicia la obligación de pago.

Las implicaciones legales. La validez legal de las facturas es muy superior a la de los albaranes. La factura, es reconocida con valor contable y tributario. En cambio, el albarán no tiene validez fiscal ante Hacienda.

Importes e impuestos. Si bien la factura debe tener claramente identificados los importes y los impuestos aplicables, el albarán, puede tenerlos o no. Si bien, es más útil un albarán esté valorado económicamente con los importes de las distintas partidas que se entregan. Esto evitará, en muchos de los casos, malentendidos, si bien, solo con el número de unidades y los conceptos entregados es suficiente.

Guardado de albaranes y facturas. Las facturas deben ser guardadas por un plazo de 6 años, según establece el Código de Comercio. En cambio, los albaranes solo será necesario guardarlos cuando estén vinculados a una factura. Esto es así si en la factura no se incluye el contenido vendido o comprado, sino que se haga referencia al albarán en cuestión.

Obligatoriedad. En las transacciones comerciales, la emisión de facturas es obligatorio en la mayoría de los casos. En cambio, los albaranes no son obligatorios. Se trata de un documento que según la actividad de la empresa será más o menos útil.

Imagen: Pixabay.com/michaelgaida

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