Conciliación bancaria, ¿qué es y cómo se puede automatizar?

Si tienes una empresa, ya sabrás que tener la contabilidad y la información económica del negocio sin fallos es una necesidad.

Una de las herramientas fundamentales para realizar el control y revisión de la contabilidad y la tesorería de la empresa es la conciliación bancaria.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso que consiste en comprobar, mediante los extractos de las cuentas corrientes de la empresa, los registros de la contabilidad para detectar las diferencias, localizando así posibles fallos o incongruencias en los libros contables del negocio. 

Con esto, la empresa, a través de una fuente fiable como son los movimientos del banco, puede verificar que la contabilidad refleja fielmente la situación real de la empresa.

El objetivo de la conciliación bancaria es muy básico, pero a la vez muy práctico, asegurar que todo los apuntes contables están reflejados en el saldo de tesorería del negocio en el banco. Esto supone poder corregir desviaciones en ambos sentidos: aquellos movimientos bancarios que no han sido contabilizados y los registros contabilizados que, por error, no han sido cobrados o pagados.

Ventajas de realizar la conciliación bancaria

Las ventajas de realizar la conciliación bancaria son los siguientes:

  • Adiós a los descuadres. Se afina la contabilidad eliminando los desajustes en movimientos donde no cuadran los abonos o cargos con las facturas contabilizadas.  
  • Fiabilidad de la información. La gestión interna de la empresa mejora si tenemos la certeza de que la contabilidad y documentos económicos analíticos tienen la información fiable.
  • Toma de decisiones. En ocasiones, no tener la información contable correcta, hace que se aplace la toma de decisiones, o lo que es peor, que se tomen decisiones equivocadas.
  • Control de tesorería adecuado. Permite comprobar que se ha seguido la planificación y las estimaciones realizadas.
  • Reducción del riesgo. El tener mayor control de este proceso, tan delicado del área económica, reduce el riesgo de que exista una desviación importante, tales como descubiertos, facturas impagadas, etc.
  • Llevar la contabilidad al día. Es una consecuencia directa. Si queremos realizar la conciliación bancaria, esto nos exige el beneficio y el esfuerzo de tener actualizada la contabilidad.
  • Seguridad ante liquidaciones de impuestos o inspecciones. Se aumenta el grado de seguridad con la que se afrontan las liquidaciones de impuestos e incluso si somos objeto de una inspección de Hacienda.
  • Mejorar y perfeccionar la gestión de tesorería. Esta gestión, es un elemento clave en la empresa, y con la conciliación bancaria permitirá realizarlo de una forma profesional.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria, es un proceso que no es obligatorio, pero que los negocios la realizan, al margen de su tamaño o sector, por su incidencia en la gestión.

La mayoría de empresas la llevan a cabo frecuentemente, lo más común es hacerlo una vez al mes si se hace de forma manual, si bien el momento clave para hacerlo es antes de presentar las liquidaciones de impuestos trimestrales

En este sentido, debes tener claro que no detectar los errores derivados de una conciliación bancaria te puede llevar a presentar los modelos del IRPF o IVA con errores, lo que puede dar lugar a sanciones.

Para realizar una conciliación bancaria se debe partir de un saldo bancario a una determinada fecha valor. A partir de ahí, se va revisando, de forma cronológica, uno por uno los movimientos del extracto bancario comparados con los libros contables.

En principio, se debe dar por hecho que los datos facilitados por el banco tienen más veracidad que los que tengamos en la empresa.

Errores que se detectan con la conciliación bancaria

Los errores más comunes que se detectan en la conciliación bancaria obedecen a: 

  • Errores de la empresa al registrar importes o conceptos en sus libros.
  • Cheques emitidos por la empresa que aún no han sido cobrados.
  • Cargos en la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado.
  • Gastos de proveedores sin factura.
  • Controlar mejor los cobros y pagos.
  • Abonos en la cuenta corriente de la empresa que no han sido registrados en la contabilidad. O al revés, anotaciones en los libros contables que todavía no han sido abonadas en el banco.
  • Detectar gastos automáticos de la gestión bancaria, como puedan ser los intereses.
  • Duplicar apuntes contables.
  • Las fechas de pago o de cobro no coinciden en el banco y en la contabilidad.
  • Facturas cuyo plazo ha vencido y están impagadas.
  • Erratas en los importes, al equivocar algún número, la coma de lugar o intercambiar el orden de los números.
  • Detección de posibles fraudes dentro de la empresa.

Para hacer la conciliación bancaria debes de disponer de documentación, como la contabilidad, los extractos bancarios, las facturas, los cheques, los resguardos de ingresos y disposición de efectivo, así como las conciliaciones bancarias anteriores.

¿Cómo automatizar la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es una tarea administrativa muy vinculada al departamento o persona de contabilidad. Concretamente es una labor muy pesada, larga, lenta y rutinaria, por lo que es fundamental automatizar esta tarea

La forma en que se automatiza la tarea es utilizando un sistema de gestión empresarial, si bien, normalmente el software de contabilidad o de facturación lleva un módulo o conectores con el banco y hacen que esta tarea se realice automáticamente.

La conciliación bancaria automática, tal y como la estamos viendo, se lleva a cabo gracias a la norma estandarizada AEB 43. Los programas de facturación, permiten establecer conexiones con todos los bancos, en los que descargan este cuaderno AEB 43, y mediante una interfaz, muestran la información integrada en el propio programa.

¿Qué es la norma AEB 43?

La norma AEB 43, también conocida como cuaderno 43, es un sistema estándar bancario que regula y normaliza la transmisión de extractos bancarios de cuentas corrientes. Ha sido desarrollado por las entidades financieras españolas a través de la Asociación Española de Banca (AEB), la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) y la Unión Nacional de Cooperativas de Crédito (UNACC).

En general, las normas o cuadernos AEB, cuyas siglas provienen de su impulsor, Asociación Española de la Banca, son una serie de reglas comunes para todas las entidades financieras, que establecen los protocolos y características del intercambio de ficheros informáticos. Estos cuadernos, permiten el intercambio de información de los distintos procesos y movimientos bancarios, ya sea entre bancos o en las relaciones de estos con los clientes.

En concreto la norma AEB 43, es la dedicada a resolver la conciliación bancaria. Permite comparar la información de las cuentas bancarias facilitadas por las entidades bancarias, con la contabilidad llevada por la empresa. Con esto, se puede conocer el estado real de la tesorería y detectar importes no cuadrados contablemente.

Funcionamiento Cuaderno AEB 43

El contenido de este cuaderno 43 viene compuesto por lo siguiente: 

  • Cabecera de cuenta
  • Principal de movimientos (obligatorio)
  • Complementarios de conceptos, hasta un máximo de 5 registros opcionales y uno
  • complementario de información de equivalencia del importe del apunte (opcional)
  • Final de cuenta, que ser repetirá en función del número de cuentas de las que se traslade información a la empresa
  • Final de fichero

Diariamente, los bancos envían la información automáticamente a través de este cuaderno 43 a los sistemas de gestión empresarial, programas de facturación y contabilidad.

Con esta información, los programas introducen esta información en el sistema y realizan la conciliación bancaria de forma automática identificando qué movimientos no cuadran con la información del banco.

Beneficios de la conciliación bancaria automática

Realizar la conciliación bancaria tiene una serie de ventajas como ya hemos visto, pero si además realizamos esa revisión de forma automatizada, mejor. Estos son los beneficios de realizar la conciliación bancaria automática:

  • Eliminar el factor humano. El error humano se encuentra presente en cualquier proceso de la empresa. Si se automatiza la conciliación bancaria, como cualquier otro se reducen las posibilidades de que el personal relacionado cometa fallos.
  • Ahorro de costes y tiempo. La conciliación bancaria manual es un proceso tedioso y cuando hablamos de muchos movimientos inabordables. Automatizar este proceso tan rutinario supone un ahorro de tiempo y por tanto, de costes y recursos para la empresa.
  • Incrementa el grado de digitalización de la empresa. La hoja de ruta de digitalización de cualquier empresa tiene como elemento imprescindible la inclusión de automatización de rutinas del personal. En este caso es tan sencillo, como tener un software específico de gestión empresarial que nos facilite esta labor.
  • Mejora la frecuencia de actualización de informes. Con esto se permite tener la información actualizada de forma diaria, pudiendo reaccionar muy rápido ante errores o problemas de tesorería.
  • Facilita el proceso. Los programas de facturación y contabilidad permiten revisar los desajustes y cuadrarlos muy fácilmente, detectando y asistiendo para que la conciliación se lleve a cabo.
  • Conecta este proceso con otros de la empresa. Al realizarse a través de los sistemas de gestión empresarial, la conciliación puede vincularse a otros procesos de la empresa.

Imagen: Unsplash.com/jeshoots

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