Cómo deben ser tus libros de registro si eres autónomo

Cómo autónomo no sólo tienes que comprar lo que necesitas para tu negocio y vender. También debes llevar la contabilidad de forma correcta y ordenada. Esto se traduce en tener los libros de registro al día y en el formato adecuado.

Qué libros contables son obligatorios

Todos los autónomos deben tener al día su contabilidad, pero no todos tienen las mismas obligaciones. Los libros de registro son obligatorios para quienes:

  • Realizan una actividad empresarial en régimen de estimación directa simplificada y normal siempre que la actividad no tenga carácter mercantil.
  • Realizan una actividad profesional en régimen de estimación directa normal o simplificada.
  • Quienes realizan una actividad en régimen de estimación objetiva o módulos.
  • Las entidades en régimen de atribución de rentas.

Libros contables según el régimen fiscal

Los libros concretos que debe llevar cada autónomo dependen del régimen fiscal en el que esté dado de alta. Esta es la relación:

Estimación directa normal

Si tributas en el régimen de estimación directa normal tus obligaciones contables serán similares a las de una empresa. Los libros de contabilidad que debes llevar dependerán del tipo de actividad que realices.

En cualquier caso, todos los libros deben seguir un orden cronológico. Es decir, deben estar ordenados por fechas.

En este caso tus obligaciones contables están ligadas al tipo de actividad que realices:

Actividades mercantiles.

Los libros de registro que debes llevar son los siguientes:

  • Libro Diario, donde se anotan todas las operaciones de la actividad. En teoría, deben anotarse a diario, pero se puede hacer en periodos no superiores a tres meses si los detalles están en otros libros como el de ventas e ingresos y el de compras y gastos.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales. Este documento resume el balance inicial de la empresa y después las actualizaciones de sumas y saldos de comprobación  por lo menos cada tres meses. También añade un inventario de cierre de ejercicio y un ejemplar de las cuentas anuales, explican desde iPyme.

Actividades no mercantiles y profesionales

  • Libro de registro de ventas e ingresos, donde debes incluir todas las facturas que emitas de forma cronológica, sin saltos de numeración. Entre los datos que deben figurar en libro está la actividad, el tipo de factura, concepto de ingreso, el número de factura y, por supuesto, los datos del cliente.
  • Libro de compras y gastos. Es como el libro anterior, sólo que para los gastos de la empresa. Aquí es donde anotarás todas las facturas y gastos deducibles del negocio.
  • Libro de bienes de inversión, que incluirá las compras de bienes con una vida útil superior a un año y que normalmente amortizarás a través de varios ejercicios fiscales.
  • Registro de provisiones y suplidos, para quienes realicen actividades profesionales y reciban este tipo de ingresos de sus clientes.

Autónomos en estimación directa simplificada

Este epígrafe reúne a la mayoría de trabajadores autónomos. Las obligaciones contables y los libros de registro son más sencillos que para los del caso anterior.

Un autónomo en estimación directa debe tener al día:

  • Libro de ventas e ingresos.
  • Libro de compras y gastos.
  • Libro de bienes de inversión.

Autónomos en estimación objetiva

Los autónomos que tributen en módulos no están obligados a llevar libros contables salvo que apliquen deducciones adicionales, practiquen amortizaciones por sus inversiones o emitan facturas con retenciones al autónomo, como ocurre en el régimen especial para la agricultura.

Esto no quiere decir que los autónomos en módulos no tengan que guardar sus facturas de pago o de venta. Hacienda puede pedir también estos documentos en caso de una inspección.

Los autónomos deben guardar estos libros de registro durante por lo menos cuatro años, igual que la mayoría de facturas. En el caso de los bienes que se amortizan durante más tiempo habrá que guardar las facturas hasta terminar la amortización.

Cómo deben ser tus libros de registro

Hacienda cuenta con un modelo de libros de registro para autónomos que puedes ver a través de este enlace. Este modelo es el ideal que busca la Agencia Tributaria, pero no tiene por qué ser el que uses tú.

La forma más sencilla de llevar al día tu contabilidad y los libros de registro es con un buen programa de contabilidad que digitalice tus facturas y las añada al sistema. Así tus gastos e ingresos estarán siempre ordenados de forma cronológica y clara, que es al final lo que busca Hacienda.

Imagen / Wesley Tingey

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