10 Claves para justificar las subvenciones recibidas con las facturas

Las subvenciones son siempre bienvenidas en las empresas. Cuando te la ingresan siempre alivia la tesorería de tu negocio.

Para que una subvención no se convierta en un problema debes controlar distintos aspectos de las facturas y cómo afectan estas a la justificación.

1) Dominar las bases de las subvenciones

Debes leer y releer la convocatoria y las bases de la subvención. Es muy importante que tengas claro los distintos aspectos de una subvención. Casi toda la información que necesitas viene recogida en las bases. 

2) Plazos y fases de las subvenciones 

Tienes que conocer el trámite administrativo y todas las fases de la subvención: solicitud, resolución, aceptación, ejecución y justificación. 

Es muy importante tener claro los distintos plazos. Los más importantes, los de ejecución y justificación, ya que afecta a las fechas de la factura.

3) Los porcentajes de cofinanciación en las subvenciones

Es raro que te den el 100% de los gastos o la inversión a través de la subvención. Normalmente te dan una parte del gasto y el resto lo aportas tú. Esto se llama cofinanciación, y va fijado a través de un porcentaje.

4) Control de la tesorería

Una subvención puede ser una mala experiencia si no planificas tu tesorería. Desde que haces el gasto y lo justificas con los pagos con las facturas, hasta que se produce el cobro de la subvención, pueden pasar muchos meses que pueden comprometer la tesorería.

Antes de solicitar una subvención estudia la viabilidad económica de la misma.

5) Requisitos y criterios

Si no quieres perder el tiempo en preparar la solicitud de una subvención analiza si cumples los requisitos y haz un estudio de los criterios.

Fácilmente puedes saber cuantos puntos puedes conseguir y saber si estás en la posición de que estos puntos sea suficientes para que te la concedan.

6) Gastos subvencionables

Cada subvención establece claramente que partidas de gasto son las que se pueden financiar o son subvencionables. Incluso, debes controlar cuales son los límites y topes de los distintos gastos.

Hay que tener claro y no introducir ninguna factura que no sea subvencionable, porque puede impedir que justifiquemos correctamente la subvención e incluso suponer que te la hagan devolver.

7) Las facturas y la documentación

En la justificación de una subvención, normalmente entran en juego la justificación técnica y la justificación económica

En la justificación técnica normalmente se explica cualitativamente y con indicadores de resultado todo aquello que se ha conseguido o implementado gracias a la subvención. Normalmente se acompaña de documentos que respalden todo aquello ejecutado y que exigen las propias bases.

En la justificación económica, suele pedirse una cuenta justificativa, donde se relaciona todos los gastos e ingresos y se vinculan estos con las facturas.

8) Los justificantes de pago

Para las subvenciones, aparte de la facturas, es clave demostrar el pago de la misma. Para esto, la única salida sencilla es realizar los pagos por transferencia o con tarjeta. Con esto, tendremos la posibilidad siempre de tener estos justificantes a través de los distintos extractos del banco.

En este sentido, debes evitar los pagos en efectivo, controlar que las fechas de las facturas y de su pago tengan coherencia, y que las cuentas utilizadas sean las de la empresa, para que el beneficiario del pago o del cobro sean las empresas relacionadas con la subvención.

9) Cuidado con la imputación de factura

Desde que asignamos una factura a una subvención, normalmente, a no ser que las bases digan lo contrario, se imposibilita que podamos imputar este gasto a otra subvención.

Se debe tener cuidado en no asignar una misma factura a dos subvenciones distintas.

10) Periodo para guardar las facturas

Los plazos para guardar las facturas vinculadas a las subvenciones subvención aumentan. No son los 6 años habituales, sino que pueden llegar a los 10 años.

Imagen: Pixabay.com/free-photos

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